메일 초안 작성, 이제 ChatGPT에게 맡겨보세요

메일 초안 작성, 이제 ChatGPT에게 맡겨보세요

직장인이라면 하루에도 수차례 이메일을 작성합니다. 고객에게 보내는 공식 안내, 내부 공유용 보고, 회의 일정 조율 등. 그런데 어떤 표현이 더 적절할지 고민하거나, 말투를 매끄럽게 다듬느라 시간을 오래 쓰게 되는 경우도 많죠.

이럴 때 ChatGPT를 활용하면, 기본 초안을 빠르게 뽑고 필요한 수정만 하는 방식으로 업무 효율을 높일 수 있습니다. 이 글에서는 ChatGPT를 활용한 메일 초안 작성의 실전 프롬프트 예시와 활용 전략을 자세히 소개합니다.

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ChatGPT에게 메일을 맡기면 뭐가 좋은가요?

• 시간 절약: 가장 기본적인 장점입니다. 5~10분 걸리던 이메일을 1분 안에 초안 완성.
• 표현력 보완: 어떤 말투가 좋을지 애매할 때, 정중한/간결한/친근한 스타일을 바로 적용 가능.
• 상황별 템플릿 확보: 자주 쓰는 유형은 저장해두고 반복 사용.

멀티랭귀지 지원: 외국어 메일도 자연스럽게 작성.

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기본 프롬프트 구조 – [상황 + 목적 + 톤 + 형식]

프롬프트를 쓸 때 아래 요소들을 함께 포함하면, 훨씬 더 정확하고 실용적인 결과를 얻을 수 있습니다.

상황: 메일을 쓰게 된 배경 (예: 회의 일정 조율, 회신 요청 등)
목적: 메일을 통해 얻고자 하는 결과 (예: 일정 확정, 피드백 요청 등)
톤: 말투나 분위기 설정 (정중하게, 간결하게, 친근하게 등)
형식: 문단 수, 문장 수 제한, 제목 포함 여부 등

 

이 네 가지를 조합하면, 거의 대부분의 메일 유형을 커버할 수 있습니다.

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업무 상황별 예시 프롬프트 & 결과

① 회의 일정 조율 메일

프롬프트:

다음 내용을 바탕으로 정중하고 간결한 업무용 이메일 초안을 작성해줘.  
- 회의 일정 조율 요청  
- 다음 주 수요일 또는 목요일 오전 중 가능  
- 회의 주제는 프로젝트 일정 검토  
- 회의 시간은 30분 내외  
- 메일 대상: 외부 협력사 담당자  
- 제목 포함, 3문단 이내  

 

ChatGPT 예시 출력:

제목: 프로젝트 일정 검토 회의 일정 조율 요청

안녕하세요, [회사명]의 [이름]입니다.  
프로젝트 일정 관련 논의를 위해 회의 일정을 조율드리고자 메일 드립니다.

가능하신 일정으로 다음 주 수요일(XX일) 또는 목요일(XX일) 오전 중 30분 가량의 회의를 제안드립니다. 
회의 주제는 프로젝트 전반 일정 검토이며, 온라인 회의로 진행 예정입니다.

가능하신 일정을 회신 주시면 감사하겠습니다. 

좋은 하루 되세요.

 

② 고객 응대용 회신 메일

프롬프트:

아래 내용을 고객에게 회신하는 이메일 형식으로 작성해줘.  
말투는 정중하고 친절하게.  
- 문의에 감사 인사  
- 제품 배송 일정 안내: 이번 주 금요일 예정  
- 추가 문의 시 연락 요청  
- 제목 포함, 2문단 정도

 

ChatGPT 예시 출력:

제목: 제품 배송 일정 안내드립니다

안녕하세요 고객님, 먼저 문의해주셔서 감사드립니다.  
문의하신 제품은 현재 준비 중이며, 이번 주 금요일(XX일) 중으로 배송될 예정입니다.

배송 관련해 추가로 궁금하신 점이 있으시면 언제든지 연락 주시기 바랍니다.
감사합니다.

③ 내부 팀원에게 일정 안내 메일

프롬프트:

아래 내용을 내부 팀원에게 공유하는 메일 형식으로 정리해줘.  
말투는 간결하고 명확하게.  
- 이번 주 금요일 오후 3시 팀 전체 회의  
- 장소: 대회의실 B  
- 회의 주제: 2분기 실적 및 하반기 목표 공유  
- 회의자료는 목요일 오전까지 이메일로 회신 요청

 

ChatGPT 예시 출력:

제목: 금요일 팀 회의 일정 안내

이번 주 금요일(XX일) 오후 3시에 대회의실 B에서 팀 전체 회의가 진행됩니다.  
회의 주제는 2분기 실적 리뷰 및 하반기 목표 공유입니다.

회의자료는 목요일(XX일) 오전까지 이메일로 제출해주시기 바랍니다. 
감사합니다.

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ChatGPT가 더 잘 쓰게 하려면?

• 불필요한 배경 설명은 빼고 핵심만 전달하세요. AI는 짧고 명확한 정보에 더 잘 반응합니다.
• 문장 톤을 직접 지시하세요. (예: 격식 있게, 따뜻한 느낌으로, 2문단 이내 등)
• 빈출 패턴은 템플릿화하세요. 복붙용 프롬프트로 저장해두면 좋습니다.
• 한번 받은 초안은 직접 다듬어서 자연스럽게 마무리하는 것이 가장 좋습니다.

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외국어 메일도 문제없어요

다국적 업무 환경이라면 영어/일본어/중국어 메일도 자주 쓰게 되죠.

예시 프롬프트:

다음 내용을 영어로 정중한 이메일 형식으로 바꿔줘.  
- 회의 일정 조율  
- 수요일 오전 또는 목요일 오후 가능  
- 회의 목적: 신규 프로젝트 킥오프  
- 제목 포함

 

ChatGPT 출력 예시 (영문):

Subject: Request to Schedule Kick-off Meeting

Dear [Name],

I hope this message finds you well.  
We would like to schedule a kick-off meeting for our upcoming project.  
Our available time slots are Wednesday morning or Thursday afternoon.

Please let us know your preferred time.  
Looking forward to your response.

Best regards,  
[Your Name]

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마무리하며

이메일 초안 작성은 시간은 오래 걸리지만 창의적인 결과를 요구하는 일은 아닙니다. 오히려 ChatGPT처럼 구조화된 언어 모델이 빠르게 처리할 수 있는 업무 중 하나죠.

ChatGPT를 이메일 작성에 활용하면, 단순한 메일 정리 시간을 줄이고, 더 중요한 커뮤니케이션 전략이나 콘텐츠 구성에 집중할 수 있게 됩니다.

다음 글에서는, 엑셀 데이터를 단순 숫자 나열이 아닌 '의미 중심'으로 요약해주는 프롬프트를 다룰 예정입니다. 숫자에 강한 AI보다, 해석이 필요한 요약이 궁금하시다면 꼭 읽어보세요!